【仕事が終わらない人必見】仕事の効率を上げる3つの解決策とは？
マネジメントで未来をちょっと良くするアドバイザーのいちです。
仕事は効率化してなんぼです。
あなたが大切にしていることに時間を使いましょう。
こんな悩みを解決していきます。
仕事が忙しくてやりたいことがやれない
仕事が忙しいときにどう対応したらいいかわからない
忙しさの対応方法を知りたい
今回もサラリーマンのために、仕事の忙しさを解決する方法を解説していきます
①自動化する
②人に任せる
③外部の人に任せる
では仕事の効率化について、７年間にわたり取り組んできた私が詳しく解説していきます
仕事を効率化する3つの手段とは？
仕事を効率化する具体的な方法は
１、プログラミング
２、マニュアル化
３、アウトソーシング
では、1つずつ詳しく解説していきます
①自動化(プログラミング)
オススメ度 ★★★★☆
手軽さ ★★☆☆☆
効率化 ★★★★☆
プログラミング化は効果が大きいことが魅力の対策です
一度システムができてしまえば基本的には作業が自動でできるようになります
例えば
パソコンがない時代の図書館は手書きで在庫管理をしていましたが、今はバーコードとパソコンで自動で管理されていますよね
このように自動化を行うことで、大幅な作業時間の短縮ができます
エクセルの自動化
社内システムの自動化
RPAによる自動化
などがあります
デメリットは、
システム化したものにトラブルが発生した場合システムに強くないと対応できないことがあります
対策としては、
大手のパッケージソフトを使う
クラウド型の24H対応可能なシステムを選ぶ
自社に技術者を置く
自分で作る
などの対策が考えられます
エクセルの自動化は自分でも作れるものがありますので、気になったらチャレンジしてみてはどうでしょう？
気になったかたはプログラミングのはじめるきっかけの記事をどうぞ
②人に任せる(マニュアル化)
オススメ度 ★★★★★
手軽さ ★★★☆☆
効率化 ★★☆☆☆
人に任せるためのマニュアル化は実は絶対に必要な対策です
なぜかと言うと、今のあなたの仕事をマニュアルにまとめられないと、どの対策もキチンと設計できないからです
例えば入力作業で言うと
Aを入力して、BからCを引いて、結果をFに入力する
こんな作業でも実際になれるまでは間違いが起こります
BからCを引いて、Aを入力する、そして結果をFに入力する
過程を間違えることで結果が変わってしまう恐れがあります
また、覚えるために自分なりのメモを取ると次の人へ伝えていく過程で違うものに変わってしまう恐れもあります
作業手順以外にはこんなものがあります
受け入れ教育マニュアル
動画マニュアル
などがあります
デメリットとしては
マニュアルを作るのに時間とスキルが必要なこと
すぐに効果がでないです
例えば
マニュアル化で仕事を渡すときは
マニュアルの設計をする → マニュアルを作る → マニュアルを見せて教える →覚えてくれたら任せる
おおざっぱに分けても４ステップ必要です
なので準備に１ヶ月、引き継ぎにかかるものと思って進めましょう
対策としては
マニュアル化も同時進行でやる
マニュアル化もやってもらう
などがあります
時間に余裕があるメンバーがいる時は、仕事の平準化、多能化等という理由で仕事を渡せないか検討してみてください
コツとしては
上司を巻き込むことがコツです
平準化、多能化などの正論と効率化するという結果をシミュレーションして相談してみましょう
そういえば、
シミュレーションと
シュミレーション
ってシミュレーションが正しいみたいですね
日本ではシュミレーションが発音しやすいので一般的になっていますが実は間違いみたいです
③外部の人に任せる(アウトソーシング)
オススメ度 ★★☆☆☆
手軽さ ★★★☆☆
効率化 ★★★☆☆
外部の人に任せるアウトソーシングはいろいろな障害はありますが、自社にリソースがあまりない場合に活躍する方法です
デメリットが
情報漏洩リスク
渡せる仕事が限られる
自社以外に人を使うのでコストがかかる
仕事の出来が外注した人によって左右される
などがあります
対策としては
情報漏洩リスク→ 秘密保持契約を結ぶ
渡せる仕事が限られる→ 割りきる
コストがかかる→ コスト計算をしっかりする
仕事の出来が変わる→ 完了条件を変わらないものとする
などがあります
では、アウトソーシングできる仕事とはどんなものなのか一例を紹介します
各種入力作業
ライティング作業
HP更新作業
調査作業
アンケート
などがあります
キチンとコントロールできればどんな仕事も外注できるはずです
検討しないであきらめるのはもったいないので一度検討して見てください
実施のコツ
実施することのメリット、リスクをキチンと説明できるようにすることです
後は、マニュアル化をしっかりしておくことをオススメします
マニュアルがしっかりしていないと、アウトソーシングした際にしっかり指示が通らないことが起こります
実施する前には社内で未経験者でも理解できるかを確認するようにしましょう
３つの対策の相乗効果
3つの対策を紹介してきましたが、実は単体で活用するより一緒に使うことでより大きな成果を出すことができます
例えば
マニュアル化 + 自動化
自動化を進めるための手順がマニュアルにより明確化され、自動化が進みやすくなります
また、机上の空論による使えないシステムにもなりにくいです
マニュアル化 + アウトソーシング
アウトソーシングをする際にマニュアルを作っておくと、成果のバラツキを軽減することができます
また、初期研修の時間を短縮、疑問が出にくいなどの効果があります
このようにいろいろな技術を組み合わせることで、仕事はより効率的にこなせるようになります
あなたもなにか組み合わせることで新しい価値を生みだせないか試してみましょう
3つの解決策の比較
紹介してきた3つの解決策を一覧にまとめます
| オススメ | 手軽さ | 効率度 | |
| 自動化 | ★★★★ | ★★ | ★★★★ |
| マニュアル化による 作業平準化 | ★★★★★ | ★★★ | ★★ |
| アウトソーシング | ★★ | ★★★ | ★★★ |
仕事が終わらない！３つ解決策のまとめ
技術力、資金力があるなら自動化がオススメです
今の時代PC作業のほとんどは自動化できます
技術力、資金力がないならまずはマニュアル化による作業の平準化をしましょう
どちらにせよ、1つ1つコツコツと改善することで、細かい時間が積み上がって大きな成果がでます
明日から1つでも作業を効率化できないか考えてみてください
最後まで読んでいただき、ありがとうございます
この記事があなたのお役にたったなら幸いです
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